Vad är ”best practice” inom inköp?
Att skapa en effektiv och välfungerande inköpsstrategi är inte svårt i teorin. Det handlar om att ta bort alla onödiga läckor och förhandla fram de bästa avtalen. Men att rent praktiskt implementera detta i verksamheten är betydligt svårare.
Många verksamhetschefer har en tendens att enbart se till inköpspriset när de avgör om ett avtal är bra. Detta är tyvärr väldigt begränsande för verksamhetens besparingsmöjligheter. Inköpspriset är bara toppen av isberget. Andra faktorer som är minst lika viktiga är kvalitet, leveransgarantier, beställningsprocedurer och leverantörens logistik.
Ytterst få verksamheter ser helheten i samband med inköp. Genom att se över alla led i inköpsprocessen kan man spara stora summor och många arbetstimmar. För de flesta är inköpspriset långt ifrån den största kostnadsdrivaren. Vd Millum SverigeMagnus Andersson
Leverantörsstyrning
Du behöver ta kontroll över dina leverantörer och se över alla köp och avtal som du har med dem. Genom att regelbundet följa upp dina leverantörer har du chans att få ut mesta möjliga av dina avtal.
Perfekt konkurrens
Konkurrensutsätt allt – till både traditionella och otraditionella leverantörer.
Förberedelser
Utarbeta faktabaserade analyser (spend och total produktkostnad) för att försäkra dig om full överblick och förhandlingsfördel.
Konsolidera förbrukning
Reducera antalet leverantörer för att säkra volymrabatter.
Lär känna din leverantör
Utnyttja förändringar på leverantörsmarknaden, dess kapacitet och direkta kostnadsbild.
Väldigt många förhandlar och godtar allt utifrån leverantörens önskemål och premisser. Om du ska lyckas få till de bästa avtalen och få ut mesta möjliga av befintliga avtal behöver du regelbundet följa upp dina leverantörer. ”Less is more” – ha inte fler leverantörer än vad du klarar av att följa upp.
Behovsstyrning
Första steget är att komma fram till vilka behov din verksamhet har. Undvik att implementera komplicerade och onödiga system, utan lägg i stället tid på att finna nyckelpersoner för inköp inom verksamheten och på att göra dem ovärdeliga.
Standardisera behov
Implementera ”best practice”, behovsidentifiering och procedurer för att komma fram till vem som kan köpa vad, var, när och hur.
Optimal specifikation
Optimera produktspecifikationen för att minimera den totala livscykelkostnaden.
Ytterst få verksamheter har full kontroll över de egna inköpen! Ofta finns det många som gör beställningar och det är sällan man följer upp huruvida man köper via avtal. En tumregel är att ju fler beställare desto större risk för läckor från kontrakten. Med ett fåtal engagerade inköpare säkrar du att få bästa pris och villkor vid varje köptillfälle.
Processlandskap
Se över hur ni jobbar och vilka rutiner ni har. Finns det möjlighet att förbättra dem? För att kunna dokumentera kostnadsbesparingar behöver man mäta både före och efter implementeringen.
Minska antalet inköp utanför avtal
Säkra att avtal och procedurer följs. Försvåra för köp utanför avtal.
Mät besparingarna
Implementera mätverktyg och rapportering för att försäkra er om att era besparingar når ända fram till ekonomiavdelningen.
Styr betalningsvillkoren
Optimera betalningsvillkoren och utnyttjandet av tillgängliga rabatter.
Det som fungerar bäst är att ha full kontroll över inköpen. Med välfungerande procedurer och regler kan man säkra att handeln sker enligt avtal. För att uppvisa resultat behöver mätningar göras både före och efter.
