Offentligt sjukhus sparar in en hel arbetsvecka per år med inköpssystem
Under stickprover upptäcktes det i Helse Midt-Norge avvikelser mellan avtalade priser och de priser de faktiskt betalade för beställda varor. Det blev klart att de behövde ett bättre system för att kontrollera att de fakturor de fick, faktiskt stämde överens med ingångna avtal. Det bestämdes därför att Sjukhuset Namsos och Sjukhuset Ålesund skulle pilottesta inköpssystemet Millum, som automatiskt kontrollerar fakturorna mot avtalen och kan låsa inköp till avtalade priser. Det ledde inte bara till betydande ekonomiska besparingar, men också till värdefull tidsbesparing för sjukhusen.
Beräknar betydande besparingar årligen med inköpssystem
Genom att uppnå full översikt över fakturor och prisavvikelser, samt tillgång till förhandlade priser, såg sjukhusen en betydande förbättring i sin ekonomiska situation. Besparingarna var så betydande att köket på Sjukhuset Namsos uppskattade att de kunde minska sina årliga kostnader med flera hundra tusen kronor genom att använda denna teknologi.
Sparar tid i flera faser av inköpsprocessen
Det var inte bara ekonomiska besparingar sjukhusen upplevde. Under pilotprojektet med Millum, sparade de anställda mycket tid i flera faser av inköpsprocessen.
Effektiv varubeställning
Inköp av mat och dryck till storköket blev betydligt effektivare med Millum. Till skillnad från tidigare praxis, där sjukhusen var tvungna att logga in i varje enskild leverantörs webbutik, navigera genom olika varukataloger och utföra en rad steg för att försöka identifiera och sedan beställa varor i linje med befintliga leverantörsavtal, kunde de här enkelt logga in på bara ett ställe. På så sätt fick de omedelbar tillgång till alla varukataloger med tillgängliga varor genom ingångna avtal med utvalda leverantörer. Detta säkerställde beställning av rätt vara till avtalat pris – levererat i rätt tid.
Beställningsrutinerna har blivit väsentligt förenklade. Vi har mätt tid i varubeställning inom dagens praxis på Sjukhuset Namsos. Sparad tid är 46 min per vecka motsvarande 5 arbetsdagar om året för bara varubeställning. Sektionsledare vid köket på Sjukhuset NamsosBørn Sandnesmo
Automatisk kontroll av fakturor mot leverantörsavtal
Sjukhusen sparade också betydligt med tid på efterkontraktskontroll; processen med att jämföra fakturor mot ingångna leverantörsavtal för att säkerställa korrekt fakturering. Med Millums automatiska kontrollfunktioner, behövde de inte längre utföra dessa tidskrävande uppgifter manuellt.
Under pilotperioden har vi fått översikt över alla fakturor och avvikelser från avtal - med minskad tidsanvändning. Sådan total översikt är inte möjlig i dagens praxis utan att öka resursanvändningen väsentligt för manuell granskning av alla fakturor mot avtal.Bjørn Sandnesmo
Effektiviserad avvikelsehantering och bättre leverantörsstyrning
Eftersom systemet automatiskt identifierade eventuella avvikelser, blev även denna process betydligt mer effektiv. Dessutom ledde förbättrad leverantörsstyrning till att sjukhusen kunde adressera och lösa potentiella utmaningar med större lätthet.
Du kan få en enkel översikt över avvikelser per leverantör över en given period. Detta är mycket ändamålsenligt och förenklar dialogen med leverantör vid ständiga fel.Bjørn Sandnesmo
Nyckeln till effektivisering av offentliga inköp?
Utöver pengarna och tiden som sparats, genom användning av inköpssystemet, fick sjukhusen något de aldrig tidigare har haft, nämligen upplevelsen av att ha kontroll.
För ett storkök är det mycket tillfredsställande att veta att vi har översikt och kontroll, samt att du är trygg på att fakturan du betalar är korrekt.Bjørn Sandnesmo
Piloteringen i HEMIT har pågått i över två år och har gett en rad intressanta fynd som också kommer att vara värdefulla att utnyttja för resten av offentlig sektor. Institutioner som förskolor, skolor och fängelser, som ofta möter liknande utmaningar, kommer på motsvarande sätt, dra nytta av ett inköpssystem som Millum.
Vidare har Millum utvecklat en rad innovativa lösningar, inklusive en CO2-kalkylator, verktyg för beräkning av matsvinn och menyplanering, som alla bidrar till att adressera den största utmaningen offentlig sektor möter idag – behovet av mer hållbar drift.
