Bra inköpsrutiner på Hotel Riverton
Vi träffar Svante Forslund, Restaurangchef på Hotel Riverton på Noresmässan. Svante är en erfaren Restaurangchef och berättar att man sparar både tid och pengar genom att använda sig av Millum Procurement.
Jag är helt övertygad om att vi sparar både tid och pengar på avtalen med Nores och Millum Procurement. RestaurangchefSvante Forslund
Snabbt och enkelt
Svante är väl medveten om hur mycket arbete som krävs både av honom själv och kollegorna innan restauranggästen blir serverad sin rätt. Svante har lång erfarenhet inom branschen och har insett behovet av planering och varubeställningar. Han menar att det finns mycket att vinna på att använda sig av ett effektivt inköpssystem.
Vi gör ungefär 80 procent av våra inköp via Buy at Nores. Det är det absolut enklaste och snabbaste för oss som har stående beställningar nästan dagligen, säger han. Det bästa med att ha en egen inköpsportal är att du hittar alla dina leverantörer på ett och samma ställe. Det underlättar i vår hektiska vardag och gör att vi kan jobba snabbt och effektivt.
Ledningen behöver vara pådrivande
Hela organisationen på Hotel Riverton genomsyras av engagemanget för goda rutiner. Det var ledningen som gav Svante och hans medarbetare möjligheten att sätta sig in ordentligt i inköpsportalen. Medarbetarna fick också ta den tid som behövdes för att utveckla ett välfungerande inköpssystem.
Systematisering av inköp kräver mycket förarbete. Det tar tid att skapa bra inköpslistor och rutiner. Att ledningen är pådrivande och underlättar arbetet är helt avgörande. Det är också viktigt att alla i organisationen tar ansvar för lösningen och ser till att den fungerar.
Det sker dock inte av sig själv utan av konstant uppföljning och kommunikation.
Det kanske allra viktigaste för att Nores ska lyckas med sitt arbete är att få ledningen eller den högst ansvarig på varje given enhet (470 medlemmar) att förstå Nores som organisation. Inköpsrutinerna ska vara skapta så att de finns där långsiktigt. Byts personal ut så bör en stor del av upplärningen vara att ”här handlar vi genom Nores”. Många inom restaurang skapar sina egna leverantörskontakter genom åren och därför är det viktigt att ledningen är tydlig på den punkten från första början.
Förstå inköpsavtalen
En annan punkt är att man förstår hur Nores tänker i sina avtalsförhandligar. Produkterna som många gånger upphandlas är ju t ex för den breda massan. Det är också viktigt att Nores kommunicerar detta till alla medlemmarna (ledning eller högsta chef) på ett effektivt sätt så att alla enheter förstår var man sparor pengar.
Fördelar ansvar
Ett inköpssystem kan effektivisera processer och förenkla det dagliga arbetet. Men det går inte helt av sig självt.
Det räcker inte att bara trycka på en knapp. I början kan det kännas enklare att ringa i stället, men man inser snabbt att så inte är fallet. Att avsätta tid för upplärning är en smart investering som kommer att förenkla vardagen för alla.
Om han är borta från jobbet finns det flera andra som kan ta ansvar för att beställa varor.
Det är en stor fördel om så många som möjligt kan använda verktyget. Då undviker man att en enda person har allt ansvar.
Svante rekommenderar att använda sig av fasta inköpslistor i så stor utsträckning som möjligt. Det är dock stora skillnader för köket (inköp av mat) jämfört med restaurangen (inköp av dryck) när det gäller inköp. Dryckinköp är relativt konstant vilket gör det väldigt enkelt så fort listorna är skapta. För kökets del är det något mer utmanande då produkter kan variera i kvalitet och menyer ändras.
Nores + Millum = sant
Som medlem i Nores kan Svante och hans personal dra nytta av samarbetet med Millum. Svante, som har 15 års erfarenhet från Hotel Riverton, tycker att inköpsportalen borde vara förstahandsvalet också för andra medlemmar i Nores. Han understryker hur enkelt och smidigt det är att använda portalen sedan uppgraderingen av design och funktionalitet hösten 2017.
Det enda som saknas är en uppdaterad version av inventeringen, men jag har hört att det är på gång. I övrigt är det enkelt och intuitivt att använda portalen, vilket är viktigt för att den inte ska bli ett stressmoment i vardagen.
Nores Rådgivare
För att inte slappna av i Noresarbetet skulle jag rekommendera att ta råd och hjälp av din Noresrådgivare. Här på Hotel Riverton har vi minst 2 möten per år där alla som gör inköp i någon form sitter med och där vi går igenom våra inköp och hur vi presterar. Där finns då tid och möjlighet för reflektion och eventuellt så inser man vissa förändringar man vill göra för att förbättra sitt arbete. Noresarbetet bör vara pågående.
Han skulle dock gärna få tillgång till mer information om de olika produkterna.
Ibland kan det vara svårt att hitta den vara man vill ha, speciellt för kökråvarorna. Jag skulle vilja uppmana leverantörerna att höja kvaliteten på sina kataloger. Ju mer information och bilder de har, desto enklare är det för användarna att hitta rätt produkter.
